En 2019, D2 Manufacturing Company compr ms de Php 10 millones en equipos de oficina bajo su llamado sistema de pedidos especiales, con pedidos individuales que van desde Php 5,000 a Php 30,000. Los pedidos especiales implican artculos de bajo volumen que se han incluido en el presupuesto de un usuario autorizado. Como parte de sus presupuestos anuales, los jefes de departamento solicitan equipos y especifican costos estimados. El presupuesto, que limita los tipos y las cantidades en dlares de equipo de oficina que puede solicitar un jefe de departamento, es aprobado a principios de ao por la junta directiva. Se debe preparar y enviar al departamento de compras un formulario de solicitud de compra para todas las compras de equipos aprobados. El sistema de pedidos especiales funciona de la siguiente manera:

Adquisitivo

Al recibir una solicitud de compra, uno de los cinco agentes de compras (compradores) verifica que el solicitante sea efectivamente un jefe de departamento. A continuacin, el comprador selecciona el proveedor apropiado buscando en los diversos catlogos archivados. Luego, el comprador llama al proveedor, solicita una cotizacin y realiza un pedido verbal. Se procesa una orden de compra prenumerada, con el original enviado al proveedor y copias al jefe de departamento, recepcin y cuentas por pagar. Una copia son archivos en el archivo de solicitud abierto. Cuando el departamento de recepcin informa verbalmente al comprador que el artculo ha sido recibido, la orden de compra se transfiere del archivo abierto al archivo lleno. Una vez al mes, el comprador revisa el archivo sin completar para hacer un seguimiento de las rdenes abiertas.

Recepcin

El departamento de recepcin obtiene una copia de cada orden de compra. Cuando se recibe el equipo, esa copia de la orden de compra se sella con la fecha y, si corresponde, cualquier diferencia entre la cantidad pedida y la cantidad recibida se anota en tinta roja. El empleado de recepcin luego enva la orden de compra sellada y el equipo al jefe del departamento de requisicin y notifica verbalmente al departamento de compras que se recibieron los bienes.

Cuentas por pagar

Al recibir una orden de compra, el empleado de cuentas por pagar la archiva en el archivo de rdenes de compra abiertas. Cuando se recibe la factura del proveedor, se coteja con la orden de compra correspondiente y se crea un pago mediante el cargo en la cuenta de equipo del departamento solicitante. Las facturas impagas se archivan por fecha de vencimiento. En la fecha de vencimiento, se prepara un cheque y se enva al tesorero para su firma. La factura y la orden de compra se archivan por nmero de orden de compra en el archivo de facturas pagadas.

Tesorero

Los cheques recibidos diariamente del departamento de cuentas por pagar se clasifican en dos grupos: los de ms y los de menos de Php 10,000. Los cheques por menos de Php 10,000 se firman a mquina. El cajero mantiene la clave y la placa de firma de la mquina de firma de cheques y supervisa su uso. Tanto el cajero como el tesorero firman todos los cheques superiores a Php 10.000.

Requerido:

1. Haz un diagrama de contexto, nivel 0 y diagramas secundarios (si es necesario) del ciclo de ingresos.
2. Analizar e identificar las debilidades de control interno del sistema. Recomendar controles que deberan mejorar las debilidades identificadas. El formato de respuesta debe tener 2 columnas: Debilidad, Recomendacin. Explique en la columna Debilidad por qu la actividad es una debilidad. Tambin se debe explicar la recomendacin sobre cmo se puede subsanar la debilidad correspondiente.