Johnson Company: controles internos Johnson Company Inc. (Johnson Company o la "Compaa") es una empresa pblica estadounidense que presenta informes trimestrales y anuales a la Comisin de Bolsa y Valores (SEC). JOHNSON COMPANY es una cadena minorista lder que opera ms de 500 grandes almacenes en los Estados Unidos continentales. Los grandes almacenes JOHNSON COMPANY ofrecen a los clientes una variedad de productos anunciados a nivel nacional, incluidos utensilios de cocina, zapatos, joyas, perfumes y otros accesorios. La cadena de suministro de productos de la empresa se administra a travs de un nico almacn y centro de distribucin ubicado en Chicago, Illinois. JOHNSON COMPANY tiene una estructura centralizada de contabilidad y finanzas en su sede corporativa, donde ocurren todos los procesos y controles relacionados con todos los saldos de cuentas sustantivos, incluidos los controles relacionados con las cuentas por pagar y el archivo maestro de proveedores. JOHNSON COMPANY reconoce los ingresos por ventas minoristas en el punto de venta a sus clientes. Los descuentos proporcionados a los clientes por la Compaa en el punto de venta, incluidos los descuentos proporcionados en relacin con las tarjetas de fidelizacin, se reconocen como una reduccin en las ventas a medida que se venden los productos. El costo de los bienes vendidos para la Compaa consiste principalmente en el flete entrante y los costos relacionados con la compra y recepcin, inspeccin, depreciacin, almacenamiento, transferencia interna y otros costos de distribucin. Hechos del caso Problema de auditora El 1 de junio de 20X2, el Gerente de cuentas por pagar (AP) recibi una consulta por correo electrnico sobre el proceso requerido para que un proveedor cambie la informacin de su cuenta bancaria. El correo electrnico fue enviado por Larry Kennedy a una direccin de dominio que figura como "Clothing-Co". Clothing Co. es un fabricante que suministra relojes de la marca JOHNSON COMPANY a los grandes almacenes de la regin oeste de JOHNSON COMPANY. Adems, Larry Kennedy es el contacto principal en Clothing Co con quien la empresa suele interactuar. El Gerente de AP respondi a la solicitud por correo electrnico el 15 de junio de 20X2, con los procedimientos requeridos del proveedor, que incluyen completar un formulario de solicitud de cuenta bancaria del proveedor. El 20 de junio de 20X2, el Gerente de AP recibi un correo electrnico de respuesta de Larry Kennedy en "Clothing-Co" con un formulario de solicitud de cuenta bancaria de proveedor completado, que inclua la firma de Larry Kennedy, nueva informacin de cuenta bancaria y otra informacin relacionada. Al recibir el formulario de solicitud de cuenta bancaria del proveedor, el administrador de AP complet un formulario de cambio de proveedor requerido por separado para el procesamiento interno. El formulario de cambio de proveedor se completa para nuevos proveedores o cambios en la informacin de los proveedores existentes, incluida la informacin de la cuenta bancaria. El gerente de AP envi el formulario de cambio de proveedor completo al subcontralor de Clothing Co, quien revis y aprob la solicitud el 24 de junio de 20X2. La informacin de la cuenta bancaria se actualiz en el archivo maestro de proveedores el 26 de junio de 20X2. A lo largo del mes de julio, las facturas vlidas de Clothing Co se procesaron a travs del proceso de cuentas por pagar de la Compaa y las facturas vlidas se pagaron de acuerdo con los procesos de la Compaa para desembolsos de efectivo y transferencias electrnicas. Sin embargo, debido a que se cambi la informacin de la cuenta bancaria de Clothing Co (como resultado de la solicitud por correo electrnico del 1 de junio de 20X2), se transfirieron aproximadamente $2 millones en pagos a una cuenta bancaria incorrecta. El 2 de agosto de 20X2, la Compaa recibi una consulta de Clothing Co sobre el momento esperado de los $2 millones en facturas pendientes. Como resultado de la interaccin directa con el empleado de Clothing Co, Larry Kennedy, la Compaa determin que el formulario de cambio de cuenta bancaria del proveedor anterior se recibi de un nombre de dominio fraudulento con la intencin de defraudar a la Compaa. El dominio de correo electrnico de Clothing Co es "Clothing Co" sin guin ni punto, en lugar de "Clothing-Co". con guion Ambos correos electrnicos recibidos de "Clothing-Co". se determin que provenan de una fuente fraudulenta (que tambin us de manera fraudulenta el nombre de Larry Kennedy en el correo electrnico). Como se indic anteriormente, hay dos empleados dentro de la Compaa que participaron en el procesamiento y aprobacin del Formulario de cambio de proveedor. La poltica de la empresa sobre solicitudes de cambio de cuenta bancaria fue comunicada por el subcontralor de JOHNSON COMPANY en un correo electrnico de agosto de 20X1 que indicaba que para cada formulario de cambio de proveedor que solicitaba un cambio de cuenta bancaria de proveedor, el departamento de cuentas por pagar deba (1) obtener una factura procesada y pagada del proveedor que solicita el cambio de cuenta bancaria, (2) llamar al proveedor utilizando la informacin de contacto obtenida de la factura anterior, (3) verificar la autenticidad de la solicitud de cambio de cuenta bancaria solicitada comunicndose directamente con el proveedor, y ( 4) incluir toda la informacin relevante obtenida en los pasos (1) a (3) como un archivo adjunto al Formulario de cambio de proveedor. La descripcin de control de la Compaa relacionada con la revisin de un Formulario de cambio de proveedor por parte del Contralor adjunto no es explcita con respecto a los atributos especficos de la revisin. Sin embargo, debido a que la poltica fue distribuida por el Subcontralor y el Subcontralor tambin es el propietario del control (por ejemplo, realiza la revisin), existe la presuncin de que el Subcontralor entendera que, como parte de su revisin, debe evaluar si la AP Manager obtuvo informacin suficiente para confirmar la autenticidad de la solicitud de cambio de cuenta bancaria. Otros Hechos Relevantes Materialidad $8 millones. La empresa proces aproximadamente 105 cambios de cuentas bancarias solicitados por proveedores durante el FYX2 antes de darse cuenta de que la solicitud de "Clothing Co" era fraudulenta (del 25 de septiembre de 20X1 al 2 de agosto de 20X2). Luego de la identificacin de la apropiacin indebida de activos, el departamento de auditora interna de la Compaa obtuvo y revis los 105 Formularios de cambio de proveedor revisados por el Subcontralor, y observ que solo cinco Formularios de cambio de proveedor contenan la informacin requerida por la poltica. Adems, la auditora interna determin que el procedimiento de revisin principal realizado por el subcontralor se relacionaba con la verificacin de que el nmero de cuenta bancaria se incluy correctamente en el formulario de cambio de proveedor. Este procedimiento se realiz en todos los casos antes de ingresar la informacin de la cuenta bancaria al sistema de cuentas por pagar. El total de pagos por transferencia bancaria realizados a los 105 proveedores que solicitaron cambios de cuenta bancaria en FYX2 totalizaron aproximadamente $56,2 millones (segn un anlisis preparado por Auditora Interna de las facturas procesadas y pagadas por la Compaa despus del procesamiento de un Formulario de cambio de proveedor para el 105 vendedores). Segn un anlisis realizado por la gerencia, el monto de los pagos realizados a cualquier proveedor individual en un ciclo de cuentas por pagar podra aproximarse a $ 2 millones, suponiendo un ciclo de 30 das. El director de seguridad de la empresa complet una investigacin interna y concluy que no haba indicios de que el gerente de cuentas por pagar y el subcontralor estuvieran involucrados en el ardid que result en la apropiacin indebida de $2 millones. Despus de la determinacin el 2 de agosto de 20X2 de que el formulario de cambio de proveedor proceda de una fuente fraudulenta, la empresa dej de procesar formularios de cambio de proveedor adicionales hasta que pudo comprender la causa raz de la deficiencia. El 10 de septiembre de 20X2, el subcontralor envi un recordatorio sobre la importancia de seguir la poltica de cambio de solicitud de cuenta bancaria del proveedor. El correo electrnico tambin destacaba una mejora en el proceso, que inclua principalmente una mejora en el formulario de cambio de proveedor. El formulario se revis para incluir las siguientes tres secciones nuevas y explcitas que deben completarse: (1) nmero de telfono de contacto extrado de la factura del proveedor procesada y pagada previamente, (2) nombre de la persona en el proveedor (de una factura anterior) que fue contactado, y (3) fecha discutida/contactada. El correo electrnico de poltica reiter el requisito de incluir una copia de la factura del proveedor procesada previamente con el formulario de cambio de proveedor. Auditora Interna realiz una evaluacin exhaustiva de la competencia del Subcontralor y concluy que, a pesar de la falta de desempeo histrico del Subcontralor, el Subcontralor era adecuadamente competente para realizar el control. Nota del equipo del compromiso El equipo del compromiso observa que el siguiente control es relevante para el proceso anterior: CD5C: el departamento de cuentas por pagar debe completar lo siguiente para cada formulario de cambio de proveedor que solicite un cambio de cuenta bancaria: 1. Obtener una factura previamente procesada y pagada de el proveedor que solicita el cambio de cuenta bancaria. 2. Llame al proveedor utilizando la informacin de contacto de la factura obtenida. 3. Verificar la autenticidad de la solicitud de cambio de cuenta bancaria solicitada. 4. Adjunte toda la informacin relevante obtenida en los pasos (1) a (3) al Formulario de cambio de proveedor para su revisin y aprobacin. Nota del equipo del encargo Al planificar la auditora de 20X2, el equipo del encargo obtuvo un conocimiento de los controles internos relacionados con los desembolsos de efectivo. Esta comprensin se desarroll a travs del recorrido del equipo del compromiso por el proceso de desembolsos de efectivo. Como parte de sus procedimientos de recorrido, el equipo del compromiso investig al personal apropiado, inspeccion la documentacin relevante y, en ciertos casos, observ a los encargados del control llevando a cabo los procedimientos de control requeridos. Como resultado, el equipo del compromiso concluy que no hubo cambios significativos en el proceso de desembolsos de efectivo en el ao en curso. El equipo del encargo identific cuatro riesgos de incorreccin material relacionados con el proceso de desembolsos de efectivo. La descripcin de control de la Compaa con respecto a la revisin del Formulario de cambio de proveedor por parte del Asistente del controlador no es preceptiva con respecto a los atributos especficos de la revisin. Sin embargo, existe la presuncin de que el asistente del controlador comprendera el objetivo principal del control, que es evaluar si el administrador de AP obtuvo suficiente informacin para confirmar que la solicitud de cambio de cuenta bancaria era autntica. Requerido: 1. Funcion efectivamente el control CD5C durante el ao? 2. Existe una deficiencia de control relacionada con CD5C? 3. Cules son las consideraciones clave al evaluar la gravedad de una deficiencia en un control que aborda directamente un riesgo de incorreccin material? 4. El hecho de que el asistente del controlador no haya revisado adecuadamente el formulario de cambio de proveedor representa una deficiencia en el diseo o en la eficacia operativa del control? 5. La falla en el control del formulario de cambio de solicitud del proveedor indica una debilidad material en el control interno sobre los informes financieros? Deficiencia significativa? Una debilidad material? 6. La deficiencia justificara la divulgacin en el Formulario 10-K de la Compaa, Punto 9A? De ser as, qu informacin se espera que la Compaa divulgue? 7. Qu implicaciones tiene la deficiencia sobre otros controles directos o indirectos? 8. El auditor debe evaluar la severidad de cada deficiencia de control que llame su atencin para determinar si las deficiencias, individualmente o en combinacin, son debilidades materiales a la fecha de la evaluacin de la administracin. Sin embargo, al planificar y realizar la auditora, no se requiere que el auditor busque deficiencias que, individualmente o en combinacin, sean menos graves que una debilidad material. 9. 10. 11. Informara de esto a la junta directiva? El segundo? La PCAOB? La polica? 12. Cuando el auditor realiza una auditora de estados financieros de acuerdo con las normas de la PCAOB, algunas circunstancias requieren que el auditor exprese una opinin con salvedades, una opinin adversa o una abstencin de opinin sobre los estados financieros y exponga las razones de la desviacin de la opinin sin salvedades 13. 14. Los estados financieros contienen incorrecciones materiales? 15. El auditor debe identificar y evaluar los riesgos de incorreccin material a nivel de estado financiero y de aseveracin 16. Qu cambiara el auditor en sus procedimientos de auditora para abordar lo sucedido (pago incorrecto)? El estndar propuesto habra requerido que cualquier cambio a los papeles de trabajo despus de la finalizacin del encargo se documentara sin eliminar o descartar los documentos originales. Dicha documentacin debe indicar la fecha en que se agreg la informacin, por quin se agreg y la razn por la que se agreg 17. 18. Cul es la responsabilidad del auditor con respecto al error mencionado anteriormente (pavimento incorrecto)? 19. Puede confiar en algn control en esta empresa? Continuara con la auditora? 20. Debera ser despedido el Controlador? Por qu o por qu no?