que se puede aprender del documento como opinin personal

En el presente documento, abordaremos conceptos, problemas, causas y consecuencias de un sistema de informacin dentro de la organizacin. Adems de entender el rol de la informtica en la organizacin y los recursos y elementos involucrados en la planificacin y control de este tipo de sistemas; y por supuesto que necesitamos en lo referente a hardware, software y equipo humano. Generalmente, los problemas ms comunes de los sistemas de informacin se traducen en frustraciones para la organizacin y un obstculo para llevar a cabo la automatizacin de procesos, generalmente porque se compran en base a recomendaciones, o un anuncio de revistas, o bien porque es el sistema que est de moda y no pensando en las reales necesidades de la organizacin. II. Conceptos, problemas, causas y consecuencias dentro de la organizacin Por lo general, se ha utilizado el trmino informatizacin como sinnimo de sistemas de informacin. Aunque la mayora de los autores estn de acuerdo en asumir que un sistema de informacin requiere de un correcto proceso de informatizacin, lo que tambin tenemos claro es que no en todos los casos la construccin de un sistema de informacin lleva de la mano el uso de tecnologas de la informacin, pero por lo general y en la mayora de las grandes empresas s se considera. Por lo mismo, se asume que los sistemas de informacin, por muy pequeo que sea, requiere de algn grado de automatizacin. Entonces es correcto mencionar que las diferentes aplicaciones informticas que funcionan por separado, impiden la correcta adecuacin de un sistema de informacin, de manera que, como seala Gil Pechuan (1997) para que el sistema de informacin exista "deber contemplar el diseo de un sistema integrado que relacione las informaciones generales por las diversas aplicaciones funcionales de la empresa y que permita as, mejorar los procesos de toma de decisiones" Entonces, estamos en condiciones de afirmar que los Sistemas de informacin para la organizacin, incluye tres tipos de Sistemas de informacin: a) Sistema de informacin para la gestin o Management Information Systems (y por ello su sigla MIS): conjunto de herramientas que combinan las tecnologas de la informacin (hardware + software) con 5 Apunte de clase procedimientos que permitan suministrar informacin a los gestores de una organizacin, para la toma de decisiones. Deben cumplir con tres funciones, como son el Recopilar datos, tanto internos como externos, por otro lado, debe Almacenar y Procesar la informacin, y por supuesto, transmitirla a los gestores. Pero las necesidades de informacin dentro de la organizacin son mltiples, y por ello surgen los sistemas de soporte a la decisin y los sistemas de informacin para ejecutivos. b) Sistemas Soporte a la Decisin (SSD), o Decision Support Systems (DSS). Para Gil Pechuan (1997), el concepto de sistema de ayuda a la toma de decisiones se desarrolla por la confluencia de muy distintas reas de conocimiento, cuyas aportaciones modelan el concepto final, entonces de esta manera el marco terico procede de las ciencias empresariales; informtica, que hace uso de sistemas de gestin de bases de datos; adems de la ergonoma que aporta la necesidad de crear interfaces que permitan que un usuario utilice una herramienta con el menor esfuerzo posible; y del anlisis de decisiones. Entonces, mencionaremos las ideas de Yang (1995) que me parecen bastante reveladoras: El DSS soporta todas las fases del proceso de toma de decisiones: inteligencia, diseo, eleccin e implementacin. El soporte se realiza a varios niveles de los equipos de gestin, desde 6 Apunte de clase los altos ejecutivos, a los gestores de base. Soportan varios niveles de decisiones interdependientes o secuenciales y una variedad de procesos y estilos de toma de decisiones. Y son fciles de usar. Sistemas de Informacin para Ejecutivos (SIE), o Executive Information Systems (EIS) La diferencia con las DSS est en a qu tipo de nivel directivo iban enfocados cada uno. Los EIS's orientados a la alta direccin, aparecen cuando los ejecutivos de las compaas requieren datos para tomar decisiones, pero no pueden dedicar tiempo para extraer la que necesitan del conjunto total recibido. Entre sus caractersticas se encuentran: Son sistemas usados por los altos ejecutivos de las empresas; es usado por ejecutivos para controlar el trabajo de otros ejecutivos; su principal uso es informativo; se concentra en la gestin general de la organizacin, y para ello utiliza informacin interna y externa, informacin histrica para realizar predicciones, y todo tipo de datos numricos y textuales. Al ser sistemas utilizados por ejecutivos, estn personalizados a cada uno de ellos como individuo. Por lo mismo se encarga de extraer, filtrar, consolidar y 7 Apunte de clase visualizar los datos crticos, y junto a ello requiere el acceder en tiempo real a las variables que definen el estado de la empresa, mostrando tendencias y suministrando informes de incidencias, generando alarmas que atraigan la atencin del usuario, ante desviaciones importantes de las variables crticas del negocio. Y al ser utilizado por ejecutivos, requiere de interfaces amigables con el usuario que requieran del mnimo entrenamiento, es decir lo ms intuitiva posible. Por supuesto generando reportes que contengan la informacin en nmeros, letras y dibujos (grficos). En el mundo empresarial siempre encontramos problemas, y estos no son otra cosa que una combinacin de administracin, organizacin y tecnologa. Debemos saber cuales son los reales procesos de las empresas, cuntos de ellos son tiles, repetitivos, etc. Entonces, podemos indicar que existen cinco pasos para analizar los sistemas de informacin: 1. Lo primero siempre es identificar el problema, en cuanto a la tecnologa que utiliza, su aporte a la gerencia, a la organizacin. 2. Identificar cul sera la real solucin al problema, en lo que respecta a los objetivos de la solucin (qu se pretende con ella); existe realmente una solucin?, quizs hay mas de una, y por supuesto con ello, cul es la mejor alternativa? 3. Adems, debemos considerar que tecnologas podemos utilizar para generar esta solucin. 8 Apunte de clase 4. Cules son los procesos organizacionales involucrados. 5. Y, por ltimo, considerar las polticas administrativas requeridas para implantar la solucin escogida. Para que comprendamos de buena manera qu objetivos tiene un sistema de informacin y cmo debe funcionar, debemos comprender dos conceptos relativos al contexto en el que se inserta la empresa. Y ello nos indica que debemos considerar en concreto, cules son las reales oportunidades y amenazas que tiene la empresa en el medio en el que est inserto. Con ello debemos considerar, tanto el medio ambiente externo remoto, referido al clima poltico, la situacin econmica, las tendencias sociales o las innovaciones tecnolgicas; y por supuesto al medio ambiente externo inmediato formado por clientes, proveedores, distribuidores, competidores, financiadores y reguladores, que por lo general requiere de mayor gestin de la informacin y que los gestores de una empresa deben obligatoriamente controlar para una eficaz toma de decisiones y cuyos recursos de informacin, ya sean estos vistos como fuentes de informacin, servicios de informacin o sistemas de informacin, deben ser incorporados al sistema de informacin empresarial como importantes recursos para la toma de decisiones. III. La informtica en la organizacin En la empresa, la direccin de la unidad informtica tiene como misin promover el desarrollo informtico integral de la misma, adems de establecer y coordinar una poltica informtica. Esto con el fin de coordinar los diversos recursos dentro de la 9 Apunte de clase organizacin, pero por sobre todo la informacin, y la gestin de esta, pero no podemos dejar de lado que todas estas acciones, y en general dentro de la organizacin, todas las misiones de los distintos departamentos, incluyendo el de informtica, deben ir acorde a la misin general de la empresa, de manera que "todos remen en una misma direccin". En la actualidad, el rea de informtica en la empresa no est administrada, muchas veces porque se ve como un rea ajena al resto de la organizacin y debiese ser considerada un rea que tiene por objeto satisfacer requerimientos, y apoyar la labor administrativa. Lo importante es que procesa toda la informacin de la organizacin y por ello, tambin debe gestionar dicha informacin de manera eficiente y por supuesto resguardando la confidencialidad. IV. Planificacin informtica y sus requerimientos Debemos considerar en primera instancia, los principios de la planificacin y entre ellos tenemos: Racionalidad: Se refiere al establecimiento de objetivos claros y precisos, es decir alcanzables. Previsin: Se refiere que, al momento de planificar, debemos considerar necesidades de recursos, tanto humanos como materiales que deben ser utilizados. 10 Apunte de clase Coherencia: Los diferentes planes, programas y proyectos, deben ser coordinados y consolidados y as evitamos el desperdicio de recursos y la duplicidad de tareas. La Flexibilidad es una caracterstica fundamental que debe tener cualquier plan, que sea adaptable a lo largo del tiempo y las diferentes circunstancias que se presentan. Las metas no deben abandonarse, el plan debe ser continuo hasta el logro de los objetivos, ya que si no, se malgastan los recursos al dejar las cosas sin terminar, por lo tanto, los planes deben tener la condicin de continuidad Los planes deben estar expresados de manera clara para su fcil comprensin y ser confrontables con la realidad, adems de dar informacin acerca de lo ocurrido, proporcionan las bases para la elaboracin de planes futuros. Y en temas de informtica, la homogeneizacin de procedimientos, programas y productos es un principio aplicable en aquellas tareas que son repetitivas y que no exigen gran discrecionalidad por pare de quien las ejecuta. Y por ltimo, debemos tener claro quines sern todos los participantes del proceso, de manera que cada parte del proceso se ejecute por completo. Cuando hablamos de las etapas de la planificacin en temas informticos, debemos considerar: En el mbito del software: la funcin, el rendimiento, las restricciones, las interfaces y la fiabilidad, se evalan las funciones del mbito y en algunos casos se 11 Apunte de clase refinan para dar ms detalles antes del comienzo de la estimacin. Las restricciones de rendimiento, lo que abarca los requisitos de tiempo de respuesta y procesamiento, identifican los lmites del software originados por el hardware externo, por la memoria disponible y por otros sistemas existentes y no podemos dejar de considerar el Recurso humano necesario para llevar esta tarea a cabo. Recursos de entorno: El entorno es donde se apoya el proyecto de Software, llamado a menudo entorno de Ingeniera de Software e incorpora Hardware y Software. Cuando hablamos de planificacin, debemos pensar porqu es tan importante y entre los beneficios de realizar esta accin es que minimiza los costos, facilita el control de las distintas acciones dentro y fuera de la organizacin, fija la atencin en los objetivos, y contrarresta la incertidumbre.